經濟部商業司日前表示有鑑於國際先進國家都有採納「公司秘書」(company secretary)制度,已初步取得金管會同意,讓例如公司資本額在 5 億元以上之大型公開發行公司先行採納該制度,相關規定出爐後會納入本次公司法修法草案。然而,此倡議卻引來各界砲轟,認為公司秘書在現行法制下權責不明,若是受雇於董事會,其獨立性與公正性亦頗有疑義,進而質疑公司秘書制度是否真能促進我國公司治理成效。

首先,該制度起源於英國,一開始只是公司一般性的文書人員,之後公司秘書的職能逐漸擴展,1948 年英國公司法正式將公司秘書納入,並將其定位為公司的高級人員(officer)之一。今日,甚至有人提議應將公司秘書改稱為公司治理長,較符合其角色定位。



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在探究前開批評是否有道理前,有必要先了解「公司秘書」制度的起源,以及國內企業實際使用此制度的運作現況。



而我國若要引進公司秘書(或公司治理長)制度,其職務內容為何?此問題可參考民間公司法全盤修正修法委員會先前提出的《公司法全盤修正修法建議》,該報告建議公司秘書之權限應為:一、協助董事會遵循法令,協助獨立董事及相關委員會於會前獲得充分資訊。二、保存董事會及股東會議事錄及相關文件。三、處理登記、申報及公開揭露事項。四、設置法令遵循制度,提升治理水準。





公司秘書的職責為把關董事會遵循法律義務,若能透過適合我國實務的修法引入,相信能提升公司治理成效。(圖/視覺中國CFP)

據目前國內採行該制度之公司運作實務經驗,在董事會成員確實認知其董事權責,且積極行使其董事職權的情況下,公司秘書的設置確實有助於發揮公司治理成效。舉例而言,當收購不動產交易議案在公開發行公司的董事會提出時,身為董事會守門員的公司秘書,首要任務便是確保董事會能獲得足夠、專業且正確之相關資訊,以做出對公司最有利之決策。

詳言之,公司秘書在此情況首要思考的便是合法性,倘若公司欲從事此交易,是否須依公司取處辦法規定取得鑑價報告?如已達法定門檻,自須要求相關業務單位取得鑑價報告並提出於董事會。如未達法定門檻,公司秘書此時即須以其專業進行評估,公司從事此交易未來遭相關主管機關甚至司法單位質疑之可能性。假設公司已依法合規取得鑑價報告,公司秘書則須進一步思考鑑價報告內容之正確性,及是否需要請公司內部財務、業務等相關部門準備更進一步之議案相關資訊(例如:不動產市場走勢、此不動產交易對公司之影響評估等),提出於董事會,以協助董事們做成對公司最有利之判斷。

從上述國內企業實際運作情形可知,公司秘書除了消極把關董事會及董事是否有遵循其法律義務外,尚具有進一步強化公司治理,使董事會發揮超乎法定義務職能的積極作用。此外,修法草案並未強制公司設置公司秘書,且針對上市櫃公司則係採取逐步引入的方式。至於有關由董事會聘任公司秘書將降低公司秘書獨立性,及公司秘書權責不明等批評,反而應是該制度引入我國後能更臻完善的動力。未來修法過程中,若能繼續討論是否可能有更好的公司秘書聘任程序及方式,並提議將公司秘書明訂為公司法下的經理人,且進一步檢討公司法下經理人的相關權責規定,相信將更能提升我國公司治理的制度設計與實際成效。(本文轉載自創拓國際法律事務所)

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●林家如,創拓國際法律事務所律師,台大法律碩士。以上言論不代表本公司立場。







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